コミュ力低め役員による幼稚園ランチ会開催手順

なんだか年長役員なるものになりました(嫌そうな顔)。

実質動き出すのは4月からですが、なんだかんだでランチ会主宰したりという、ひきこもりには難易度の高いイベントがあったりしたので覚書として残しておきます。

基本的にコミュ力高い人はこんなん読まなくていいんですが、私のよーに、
「やべえ年長役員なのに顔と名前一致しない人いっぱいいるわ……」
みたいな人向きですね。

あとは役員初めてやるんだけどいきなりランチ会主宰しろとかいわれてもーワケわからんよ……。みたいな人にも多少参考になるかもしれません。

日程決め

このへんは全員参加とかでなければ、主宰サイド全員が参加できる日程なら問題ないんじゃないかしら。

時間はだいたい子供が幼稚園に行っている間、平日に行われることがほとんどで、流れ的にはランチ会からそのままお迎え、というのが多い感じです。

具体的にゆーとうちの幼稚園はお迎えが午後2時なので、ランチ会やるとしたら午前11時前後から2時ちょい前までかしら。

お店の開店時間との兼ね合いもあるので、予約のときに確認しといてな。頼むで。

店選び

基本ですがまずはお店を選びます。

幼稚園のおかーさま方のランチ会とかだと、結構な格率で下の子が参加することも多いので、大人数の入る個室があるよーなところがおすすめ。

まーだいたいお店に連絡すると人数のキャパだとかテーブル分かれてもいいなら対応可能だとか親切に教えてくれると思います。

逆にそのランチ会で役員挨拶やらがあるなら、個室のないファミレスとかを選ぶと全く関係ない人にもガン見されるから注意な!

もうひとつ気を付けるのは、3月は入学前、そして卒業シーズンなので、上記のような大きな個室有のお店の予約の埋まりがすごーく早いので、日程がきまったら即おさえといたほーがいい感じでした。

うちらの時のライバルは同じよう学年の別クラスだった……。

あとねー予約したら早めにメニューを借りてくることと、テーブル幾つに別れて座ることになるのかの確認しとくと後の流れがスムーズです。

日程連絡、出欠確認

そしたらランチ会開催のお知らせとして、日時と場所、時間を一斉メールかなんかで連絡します。

メールには以下の内容は必須かなー。

・日時
・場所
・出欠
・下の子が参加する場合の参加人数
・出欠の返事の締め切り

ある程度の締め切りを定めて、出欠の返事を貰うようにしておきます。

ここで出席者が決まったら必ずリストを作っておくこと!
これ本気で重要です。

後々のことを考えて、参加者名前、メニュー、金額を書き込める欄を用意しといてね。
あとで何枚かコピることもあるから適当にエクセルとかででっちあげると良いよ!

メニュー決め、金額確認と返信

コースで料理決まってるところだとホント楽。

だけど大抵はランチメニューの中から適当にそれぞれチョイスしていくよーな形になると思うの。これホントめんどくさい。

なのでランチメニューをメールで参加者全員に送り付け、当日のメニューを決めて返信してもらいます。

このとき必須なのは、

・メニュー
・飲み物(ランチでついてる場合、別料金になる場合もある)。
・お子様参加の場合はお子様の分も選んでもらうこと。

返信がきたらもう続々と前につくったリストに書き込んでいけ、そしてこの時点で各参加者に当日の支払金額を各個メールしておくと良いです。

金額計算するときには税金を忘れないことと、ランチメニューによっては飲み物ついてきたり、選べたりするので気をつけとくといいよ!

このメールで集金についても連絡したいのですが、集金については当日か事前かで変わるので次の項で。

集金をどうするか

その時々の役員によるんですけれど、ランチ会のときの集金って当日集金と事前集金があったよーな気がします。

当日集金だと顔と名前覚えられてないと当日結構しんどいし、集金した金額と事前に計算した合計がなかなか合わなかったりして役員テーブルが小銭でひどいことになったりするので、楽なのは事前集金かなー。

事前集金したい場合には、各参加者に金額連絡した時にでも、

「○○日までに役員まで料金をお願いします。1日で沢山の人からの集金が集まるので混乱を避けるためにも、封筒に当日メニュー、金額、お名前の記載をしてください」

とか書いとくと楽だよ。

ちなみに集金した封筒はとっといて当日密かにもっていけ。
これは念のためなので使うことはまずないけど、できればランチ会終了するまでとっといて、その後破棄で。

メールしたって絶対当日まで支払いしない奴いるかんな。まじで。
集金したらちゃんとチェックしとこうな。

あとは誰から集金したという情報は役員全員でラインやらメールで共有しとくと、集金したのに別の役員が集金しに行ったという悲劇が防げます。

その他やっとくこと

・ランチ会の席を自由に適当に座ってもらうのか、クジ引きにするのかというのを事前に決定する。クジの場合にはクジ作っとけ。

・当日絶対に「何頼んだか覚えてないー」って奴いるので、各テーブルに前つくったリストをコピって置いとけばめんどくさくない。役員は金額確認とかあるので同じテーブルで固めとけばよくね?

・たまに「アイスたべたいー」とかって追加する奴いるからな。その分だけは個人会計させろ。

・あとはとりあえず同じ役員の顔と名前だけは憶えて、コミュ障なりにこのメンツとだけは適度に仲良くなれるように頑張れ。天気の話と幼稚園イベントの話でなんとか頑張れ。

以上。なんかあったら追加するかもです。

役員関連の愚痴はリアルタイムでやらかすと身バレの恐れがあるので、下書きで書き溜めといて卒園したら少しずつ投下します……!

ランキングに参加しています。
ブログランキング・にほんブログ村へ
応援していただけると励みになります
楽天

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする